Avez-vous déjà fait l’expérience de regarder votre semaine avec le sentiment angoissant que vous n’avez pas fait autant que vous l’espériez ?

 

 

 

Moi, ça m’est arrivé maintes fois mais travaillant chez moi, libre et indépendante, il m’a vite fallu rectifier le tir.

Je ne sais pas pour vous, mais je suis obsédée par le temps, celui qui passe, celui que je dépense à rien ou que je gâche bêtement… J’ai toujours tant à faire dans une journée que le temps m’est précieux.

Il y a des années, j’ai découvert un système simple qui m’a permis de tripler ma productivité et dans cet article je vais partager quelques idées très pratiques que vous pourrez appliquer immédiatement pour augmenter votre efficacité sans avoir à travailler plus dur que vous ne faites déjà.

 

Tenir un journal de temps détaillé

 

La meilleure façon de mieux gérer votre temps est de savoir comment vous le passez.

Donc la première étape est de tenir un journal de temps.

Notez tout ce que vous faites sur une journée et le temps que vous consacrez à chaque activité.

Faites-le et vous verrez que c’est un moyen très efficace de savoir où passe réellement votre temps.

Le journal du temps mettra en évidence vos habitudes, même celles que vous faites inconsciemment. Il vous donnera la chance de les examiner et mieux, de les rectifier.

Comment tenir un journal de temps ?

 

C’est simple. Tout au long de votre journée, enregistrez le temps chaque fois que vous démarrez ou arrêtez toute activité. Notez soigneusement l’activité et le temps que vous y avez consacré.

Vous pouvez effectuer ce test pendant votre temps de travail ou tout au long de votre journée.

À la fin de la journée, trier les temps par catégorie et découvrez quel est le pourcentage de votre temps consacré à chaque type d’activité.

Si vous voulez être plus précis, vous pouvez tenter l’expérience durant une semaine et calculer le pourcentage du temps total que vous avez passé pour chaque type d’activité.

Soyez aussi précis que possible.

Notez combien de temps vous passez sur votre messagerie, sur Facebook, ou à surfer sur le web, en appels téléphoniques, à manger, dans la salle de bain, aux toilettes, etc.

Enfin, notez tout, si vous quittez votre chaise, cela signifie probablement que vous inscrirez une nouvelle entrée dans votre journal du temps ! Pour ma part, j’inscris entre 50 et100 entrées sur une journée.

Notez tout et vous serez probablement surpris de découvrir que vous avez finalement passé seulement une petite fraction de votre temps de travail à faire ce que vous considéreriez comme travail effectif.

Des études ont montré qu’un employé de bureau moyen effectue moins de 2 h de travail effectif par jour.

Oui, vous lisez bien ! Le reste du temps est consacré aux discussions avec les uns et les autres, aux pauses-café, à manger, à téléphoner, à traîner sur des papiers et à faire beaucoup d’autres tâches non liées au travail… Autrement dit, l’employé de bureau moyen à temps plein n’a même pas commencé à faire un véritable travail à 11 h et commence déjà à se détendre autour de 15 h 30. Non, ne souriez pas… vous serez certainement surpris en analysant vos propres journées !

 

Analysez vos résultats

 

L’analyse du journal de temps… Parlons-en !

La première fois que j’ai tenu un journal du temps, j’ai constaté que j’avais fait 15 heures de travail effectif dans ma semaine alors que j’avais passé plus de 60 heures dans mon bureau. Avec en prime, la sensation d’avoir fait beaucoup et le regret d’avoir passé bien trop de temps assise à mon bureau.

Même si techniquement j’étais deux fois plus productive (je travaille quand même pour moi !) environ que le travailleur de bureau moyen, je reste  encore aujourd’hui troublée par les résultats.

Où étaient passées ces autres 45 heures ?

Mon journal de temps m’a apporté la réponse et m’a montré où et comment je perdais du temps inconsciemment :

• vérifier les courriels trop souvent,

• le perfectionnisme excessif à des tâches qui n’en demandent pas,

• lire les nouvelles sur le net (alors que j’écoute les infos chaque soir !),

• prendre trop de temps pour les repas,

• succomber à des interruptions évitables,

• m’égarer dans des recherches sur le web, etc.

 

Calculez votre taux d’efficacité

 

Quand j’ai réalisé que j’avais passé 60 heures dans mon bureau dans la semaine pour seulement 15 heures de travail effectif, j’ai commencé à me poser des questions. D’autant que mon revenu et mon sentiment d’accomplissement dépendaient uniquement des 15 heures, et non du montant total du temps que j’avais passé, assise à mon bureau.

J’ai donc décidé de commencer à enregistrer mon ratio d’efficacité quotidienne. Autrement dit, j’ai calculé la quantité de temps que j’ai passé en travail effectif divisé par le montant total du temps que j’ai passé dans mon bureau.

Ratio d’efficacité personnelle = Temps de travail effectif  / temps passé au travail

Au début, je réalisais que je ne travaillais que 25 % du temps.

J’ai aussi réalisé qu’il serait stupide de travailler plus d’heures.

 

Réduisez le nombre total d’heures de travail et augmentez l’efficacité

 

Si vous avez déjà essayé de vous discipliner pour faire quelque chose sans motivation, vous avez probablement échoué. C’était aussi le résultat que j’ai obtenu lorsque j’ai essayé de me discipliner à travailler plus. Je passais déjà 60 heures dans mon bureau et pour faire davantage, ma première idée fut d’y passer encore plus de temps.

En fait, j’ai eu tout faux.

Pire, j’ai obtenu le contraire, car cela m’a conduit à un ratio d’efficacité encore moins important.

J’ai donc décidé d’essayer à contrecœur la démarche inverse.

Le lendemain, j’ai décidé de travailler seulement cinq heures au bureau. Et de consacrer le reste à lire mes mails, à passer mes appels téléphoniques, à faire mes recherches, à lire, à écrire… Eh bien, une chose intéressante s’est produite, je suis sûre que vous pouvez l’imaginer.

Mon cerveau s’est certainement dit que le temps de travail était une denrée rare parce que j’ai travaillé presque cinq heures et obtenu un taux d’efficacité de plus de 90 %.

J’ai continué cette expérience le reste de la semaine et j’ai effectué environ 25 heures de travail effectif pour seulement 30 heures passées dans mon bureau, soit un taux d’efficacité de plus de 80 %.

Ainsi assez vite, j’ai réduit mon temps de travail hebdomadaire de 30 heures et j’ai pu fournir plus de dix heures de travail effectif. Rappelez-vous, au début de mon expérience, je restais 60 heures dans mon bureau pour 15 heures de travail effectif ! C’est fou, non ?

Alors, si votre journal de temps montre un ratio d’efficacité faible, limitez sévèrement votre temps de travail pour une journée et voyez ce qu’il se passe. Une fois que votre cerveau réalise que le temps de travail sera court, vous devenez soudainement beaucoup plus efficace parce que vous devez l’être.

Vous verrez par vous-même que lorsque vous avez des contraintes de temps, vous trouverez toujours une façon de faire votre travail. Mais quand vous avez tout le temps devant vous, il est très facile de devenir le roi de l’inefficacité.

 

Augmentez progressivement le total des heures tout en conservant une efficacité maximale

 

Sur une période de quelques semaines, j’ai pu maintenir mon taux d’efficacité supérieur à 80 % tout en augmentant progressivement mon temps total de travail effectif hebdomadaire.

C’est ainsi que je travaille depuis de nombreuses années, et j’obtiens maintenant presque 30 heures de travail effectif chaque semaine, tandis que j’en passe 35 heures dans mon bureau.

J’ai peu à peu découvert quel était mon rythme idéal. Si j’essaie de passer plus de temps au bureau, ma productivité diminue aussitôt.

La chose intéressante est que ce système qui m’a permis d’optimiser mon efficacité au travail a également créé un autre équilibre dans tous les autres domaines de ma vie. Même si cette approche était surtout destinée à tripler ma productivité dans mon activité, j’ai gagné beaucoup de temps pour poursuivre mes intérêts personnels comme la lecture, l’écriture et autres.

Rationaliser le temps est nécessaire pour assurer une productivité optimale sans augmenter vos heures de travail. Mais l’enregistrement de temps doit être effectué régulièrement pour maintenir ce niveau de productivité.

Je fais le journal de temps pour une semaine tous les 6 mois, et au fil des années, j’ai constaté une énorme différence dans mon activité mais aussi dans ma vie personnelle.

Si je tarde trop à mesurer mes activités hebdomadaires, ma productivité diminue progressivement à mesure que je retombe dans les habitudes inconscientes de perte de temps.

C’est le cas actuellement. Je n’ai pas fait de journal de temps depuis février et je sens bien que je dérive. De nouvelles mauvaises habitudes ont pris le pas sur ma productivité. Je vais occuper ma semaine prochaine pour remettre un peu d’ordre dans tout cela !

Alors, si vous sentez que votre productivité est inférieure à celle que vous souhaitez, recourez au journal de temps, mesurez votre taux de rendement, puis optimisez votre efficacité pour augmenter votre productivité et la ramener à un meilleur niveau.

Rationaliser sa productivité est une activité à haut effet de levier qui nécessite très peu de temps et d’efforts pour être mise en œuvre, mais le gain à long terme est énorme. Vous pourrez, par exemple, consacrer le temps gagné à l’écriture, à la lecture… et à tellement d’autres activités que vous n’arrivez plus à poursuivre.

Vous doutez ?

Essayez et revenez donner vos impressions sur le blog.

À vous succès d’écriture…